Tenk deg å jobbe en plass uten regler og rutiner - en plass der alt løses ad hoc eller består av uskrevne måter å gjøre ting på. Kanskje deilig den første uka, men frustrerende i lengden. Alle arbeidsplasser har regler og rutinger for de som jobber der, men de aller beste sørger for at disse blir dokumentert og skrevet ned i et felles dokument. Dette gir oversikt for alle, forutsigbarhet og et bedre arbeidsmiljø. Nye ansatte vil raskt komme inn i hvordan man jobber i bedriften. Og ikke minst vil antall spørsmål og henvendelser til ledelsen blir betydelig færre når alt står klart og tydelig skrevet ned.

Hva er en personalhåndbok ?

En håndbok for ansatte gir minst en enkel oversikt og veiledning om reglene og rutinene du følger på arbeidsplassen.
Det er en referansebok for de enkelte ansatte som kan få oversikt over både plikter, regler og rettigheter, i tillegg til tilpasset praksis som selskapet har utarbeidet.
Når ansettelseskontrakten gjelder for den enkelte arbeidstaker, gjelder personalhåndboken for alle ansatte i selskapet og går nærmere inn på de enkelte rettighetene.

Ikke pålagt ved lov

‍Ingen selskap må ha en håndbok for ansatte, og ingen lov sier at det er nødvendig. Men – det anbefales sterkt å ha det. Ikke bare gir det et sett med vanlige kjøreregler, en god personalhåndbok gir deg en oversikt over hvilken type virksomhet du vil være. Det kan bidra til å bygge et godt arbeidsmiljø og en felles kultur som driver selskapet i den retningen ledelsen ønsker.

Å ha kjøreregler og retingslinjer reduserer friksjon og forvirring rundt hvilke regler man skal forholde seg til.

Hva skal være med i den?

‍Det er mange måter å lage en håndbok for ansatte på, men tematisk kan den dekke selskapets kultur, generell informasjon (lovbestemte plikter og rettigheter) og regler som er spesifikke for selskapet.

Med utgangspunkt i dette kan kan man dele den inn i fire deler:

Bedriftens visjoner og verdier
Intro til virksomheten
Hva slags forretninger er dette?

Arbeidsforhold
Arbeidsforskrifter,
Arbeidstid (inkludert fleksibel tid, helligdager, overtid osv.)
Ferier og ferier, feriepenger
Lønnsordning og kompensasjon
Tariff (hvis du har dette)
Prøvetid
Personvern
Generelle retningslinjer, f.eks.
Konfidensialitet og rutiner for pressehenvendelser
Helse, miljø og sikkerhet (HMS) (se egen skriving)
Oppsigelse av ansettelse: Oppsigelsesvarsel, advarsel, oppsigelse og erstatningsbevis
Fravær, sykdom og permisjon
Prosedyrer for fravær og sykdom
Permisjon
ansattfordeler
Pension
Forsikring
lunsj Arrangementer
Andre fordeler (F.eks hytte, opplæring, rabatter etc)
Rett til helligdager / betalt gratis i tillegg til lovbestemte dager
Programvareverktøy som selskapet bruker

Selvom den ikke trenger å gir uttrykk for hva slags kultur og miljø dere ønsker å ha, så kan dette også være nyttig å ta med dette.

Hvem skal oppdatere og være ansvarlig?

Dette avhenger av størrelsen på virksomheten. Hvis du har din egen HR / HR-avdeling eller HR-leder, er det naturlig at disse eierne eier og administrerer dette dokumentet.

Men det er viktig at ledelsen og ikke minst daglig leder ser på personalhåndboken som et viktig verktøy for å administrere selskapet og de ansatte i den retningen de ønsker å utvikle den.

Hvor ofte bør en oppdatere?

Så snart endringer og rutiner innføres på arbeidsplassen, må håndboken oppdateres. Men i det minste bør det gjennomgås og gjennomgås en gang i året for å sikre at alt er oppdatert. Det blir raskt glemt å gjøre dette, så det er viktig at noen tar eierskap til denne prosessen.

Hvor lang bør den være?
Siden dette bør være et levende dokument som kan brukes av alle ansatte, bør det være så kort og klart som mulig. Ingen kommer til å lese lange og tunge beskrivelser av prosesser eller slå opp hvis det oppfattes som ugjennomtrengelig. Ha et register som lar deg slå det opp i henhold til spesifikk kunnskap. Ikke bruk unaturlig tungt og byråkratisk språk, men gjør alt så enkelt og klart som mulig.

Det kan være naturlig å bryte opp en håndbok for ansatte hvis du ser at ulike avdelinger trenger litt forskjellige regler og rutiner. Deretter kan du ha en håndbok for selskapet som helhet og ha dine egne rutinemessige beskrivelser for de ulike avdelingene.

Trenger det å bli kalt ' personalhåndbok -Det er ikke noe problem.

Nei, kall det hva du vil. På engelsk er det ofte referert til som Employee handbook.

Du bør ikke inkludere dette:
Ytelser som er individuelt tilpasset i arbeidskontraktene og bare tilgjengelig for noen få bør ikke inkluderes. Husk at håndboken er for alle på arbeidsplassen og ikke for misunnelse.
Prøvetid kan også tilpasses individuelt, så dette bør dekkes, så vær generell når det gjelder

Kan jeg endre innholdet i boken?
Ja, og det er også et viktig poeng. Innholdet i personalhåndboken må i det minste oppdateres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. I tillegg anses innholdet som en referanse for de ansatte, så det er viktig at andre elementer i boken alltid oppdateres.
Nedskalering av varer bør tenkes grundig gjennom, begge konsekvensene dette vil ha i forhold til de ansatte. Ha en diskusjon med de ansattes representanter før dette skjer. Kanskje du burde kompensere med noe annet.

‍