Når en ansatt sier opp, blir sagt opp eller går av med pensjon, starter offboarding-prosessen. Avhengig av avtalen kan denne perioden være svært
Gjør opplevelsen positiv for alle parter. Tidligere ansatte kan nemlig fort bli fremtidige medarbeidere igjen, man vet aldri. I tillegg fungerer de som ambassadører for merkevaren din og kan markedsføre både tjenestene og bedriften din for andre potensielle kandidater. De kan også fort bli en fremtidig kunde.
De første dagene
Etter at du eventuelt har forsøkt å overtale dem til å bli, men avgjørelsen er endelig og det er ingen vei tilbake, har vi noen forslag til hva du kan gjøre.
- Gratuler dem og vær glad på deres vegne. Kanskje finnes det et potensial for samarbeid i deres nye rolle i et annet selskap. Takk dem for all innsatsen de har lagt ned.
- Diskutere deres nye rolle i det nye selskapet - vil dette påvirke konkurranse- og taushetsklausulen?
- Bli enige om når deres siste dag skal være
- Lag en plan for uttreden og en overgangsløsning: Hvem skal ta over og ha ansvaret for kunnskapsoverføringen og oppgavene. Når skal avgangen kunngjøres og hvordan.
- Må du begynne å rekruttere? Legg en plan.
Perioden frem til siste arbeidsdag
- Kommuniser med selskapet om avgangen, datoer og hvordan overgangen vil fungere, hvem som skal dekke opp og om det vil bli en erstatnings/rekrutteringsprosess. Dette bør ikke utsettes unødig, da ryktene sprer seg raskt.
- Sørg for at kunnskapsoverføring og overlevering av arbeidsoppgaver skjer i henhold til planen dere har lagt.
- E-post bør videresendes til etterfølgeren for å kunne motta viktige e-poster.
- Den ansatte bør også sørge for å overlevere og klargjøre alle dokumenter og filer som vil være relevante for den delte stasjonen. Dette tilhører selskapet og er potensielt viktig immateriell eiendom.
- Lag en liste over bedriftens eiendeler som de ansatte må levere inn. Dette kan være bærbare datamaskiner, nettbrett, mobiltelefoner, eksterne enheter osv.
- Det er viktig med gode avskjedssamtaler. Tenk på å ha flere hvis den ansatte har rapportert til forskjellige ledere. Prøv å lære så mye som mulig i løpet av disse samtalene.
- Forberede avreise, skrive en liten tale, kjøpe kort, gaver osv.
- Utarbeide anbefalingsbrev hvis det er relevant
- Koordiner med lønnsavdelingen om de siste utbetalingene.
Siste arbeidsdag
- Tilbakekalling av system- og programvaretilgang, e-post osv., innlevering av nøkler og adgangskort.
- Sørg for at alle selskapets eiendeler blir overlevert.
- Hold en avskjedstale og send en e-post fra ledelsen for å takke for innsatsen.
Etter at den ansatte har sluttet
- Oppdatere organisasjonskart med ny struktur
- Si opp telefonabonnementet hvis det er relevant
- Sørg for at lønns- og trygdesystemene er oppdatert. Sørg også for at alle andre rapporter knyttet til skatt og offentlige registre er oppdatert.
- Fjern fra e-postlister og gjentatte møter
- Oppdatere ansettelsesregisteret
- Slett sensitive medarbeiderfiler og -data der det er nødvendig (GDPR).
- Dobbeltsjekk at all tilgang er tilbakekalt.
- Hold kontakten!
